Simulado CRA-GO - Conhecimento Específico 1 - Assistente Administrativo-CRA-GO | CONCURSO

(1,0) 1 - 

p { margin-bottom: 0.25cm; line-height: 120%; }

Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Tarefas como: separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); distribuição da correspondência particular para os destinatários; separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; classificação do documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); e efetivação da autuação dos processos (inserção de capa, em que serão registrados os dados básicos do processo) são pertinentes à atividade de controle conhecida como:

(1,0) 2 - 

Os métodos de arquivamento são instrumentos essenciais para colocar documentos em ordem em um arquivo. Sobre eles, leia as afirmativas.

I. No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao  cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com números, para identificar a letra procurada. Esse método é denominado Variadex.

II. O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. Quando o arquivamento é feito por  cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocarem as capitais no início. A  ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Cruzeiro do Sul (Acre).

III. O método numérico dígito-terminal é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.

Pode-se afirmar que:

(1,0) 3 - 

Sobre os documentos arquivísticos num ambiente digital, considere as afirmativas a seguir.

I. O website do CRA-AC pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido produzido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Portanto, dessa forma, deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição.

II. Um e-mail convocando para uma reunião da Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho e retido para referência.

III. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém, o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas. Por exemplo, ao ser transmitida de um sistema de gestão de pessoas para o sistema de uma instituição  financeira (como um banco), uma autorização de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua autenticidade.

Pode-se afirmar que:

(1,0) 4 - 

Em geral, os relatórios são escritos com os objetivos de divulgar os dados técnicos obtidos e analisados e de registrá-los em caráter permanente. Sobre eles, analise as seguintes afirmativas.

I. Os relatórios podem ser classificados da seguinte forma: informativos, que abordam um problema ou situação e oferecem informações; reativos, abordando um problema, examinando as causas e as consequências e oferecendo sugestões; e conclusivos, que contemplam um problema ou situação e oferecem conclusões.

II. Os relatórios podem ser organizados por ordem de importância, sequencialmente ou cronologicamente. Quanto à sua estrutura, no quesito data, o mais comum é que se siga o padrão ofício e que a data seja registrada no início, abaixo da identificação do documento.

III. Entre os tipos de relatórios, temos o Administrativo: que é a comunicação escrita submetida à apreciação de uma autoridade superior, geralmente ao término de um exercício, relatando a atuação administrativa. Costumam ser acompanhados de um documento de encaminhamento.

Pode-se afirmar que:

(1,0) 5 - 

“É a exposição escrita na qual se descrevem fatos verificados mediante pesquisas ou se historia a execução de serviços ou experiências.”

“Narração ou descrição ordenada e mais ou menos minuciosa daquilo que se viu, ouviu ou observou.” “Exposição dos principais fatos colhidos por comissão ou pessoa encarregada de estudar determinado assunto.”

As três definições acima conceituam o que é um relatório. Sobre sua estrutura e suas partes integrantes, leia as afirmativas.

I. Índice: é a enumeração de leis, questionários, estatísticas, que se acrescentam a um relatório como esclarecimento ou documentação, sem dele constituir parte essencial. É enumerado com algarismos arábicos, seguidos do título.
II. Sumário: é a apresentação concisa do texto, destacando os aspectos de maior importância e interesse. O conteúdo é apresentado em forma de texto reduzido.

III. Ilustrações: segundo a ABNT, são consideradas ilustrações os desenhos, esquemas, fluxogramas, fotografias, gráficos, mapas, organogramas, plantas, quadros, retratos. A identificação aparece na parte inferior, precedida da palavra designativa, seguida de seu número de ordem de ocorrência no texto, em algarismos arábicos, do respectivo título e/ou legenda explicativa de forma breve e clara, dispensando consulta ao texto, e da fonte.

Pode-se afirmar que:

(1,0) 6 - 

O tipo de organização linha-staff é o resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, buscando incrementar as vantagens desses dois tipos de organização e reduzir suas desvantagens. Alguns autores o denominam organização do tipo hierárquico-consultivo. Na organização linha-staff, há características do tipo linear e do tipo funcional, reunidas para proporcionarem um tipo organizacional mais completo e complexo. As principais funções do staff são, exceto:

(1,0) 7 - 

Apesar de a organização funcional ter sido tentada em larga escala pelos defensores da Administração Científica, ela tem fracassado em muitas situações, trazendo problemas de coordenação e controle. Mesmo assim, a organização funcional deve ser restrita aos seguintes casos:

I. Quando a organização, por ser pequena, tem uma equipe de especialistas bem entrosada, reportando-se a um dirigente eficaz e orientada para objetivos comuns muito bem definidos e colocados.

II. Quando, em determinadas circunstâncias e tão somente, a organização delega, durante um certo período, autoridade funcional a algum órgão especializado sobre os demais órgãos, a fim de implantar alguma rotina ou procedimento ou a fim de avaliar e controlar alguma atividade.

III. Quando há a necessidade de separação entre órgãos operacionais e órgãos de apoio e suporte para distribuir responsabilidades e, por consequência, gastos adicionais com pesquisa para solução de problemas são autorizados.

É correto o que se afirma em:

(1,0) 8 - 

A boa gestão dos estoques é fundamental, em qualquer ramo de atividade, principalmente nas empresas com muitos itens a administrar. O desconhecimento das quantidades de estoques existentes, falta de análise do giro das mercadorias e determinação da curva ABC poderão acarretar sérios problemas. Sobre a Curva ABC, analise as seguintes afirmativas.

I. A Curva ABC é um método de categorização de estoque. Seu objetivo principal é deixar claro quais são os produtos mais importantes para a empresa. Há várias maneiras de fazer essa conta. É possível, por exemplo, organizar a lista  por preço de custo (o que vai mostrar os produtos de mais valor do estoque) ou por valor de venda (que vai indicar os produtos que mais trazem receita para o negócio).

II. Além de permitir que se melhore o mix de produtos da empresa, a análise da curva ABC evita erros comuns, como um estoque com poucas unidades dos produtos mais vendidos /procurados/ necessários e abarrotado com os itens que vendem pouco.

III. A Curva ABC baseia-se no princípio de que uma parte pequena de seus produtos é responsável pela maior parte de seu faturamento. É uma fórmula testada e comprovada por distintos comércios, inclusive varejos.

Pode-se afirmar que:

(1,0) 9 - 

A Estatística é bastante utilizada em diversos ramos da sociedade, no intuito de realizar pesquisas, colher dados e processá-los, analisar informações, apresentar situações por meio de gráficos de fácil compreensão. O CRA-AC, por exemplo, ao elaborar um relatório ou ao apresentar um projeto, pode utilizar gráficos estatísticos que tornam as informações mais palpáveis e a leitura mais atraente. Um dos conceitos fundamentais da estatística é a mediana, que pode ser definida como:

(1,0) 10 - 

O Assistente Administrativo recebe a incumbência de executar algumas tarefas no Microsoft Outlook. Nele é possível, exceto: