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Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Tarefas como: separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); distribuição da correspondência particular para os destinatários; separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; classificação do documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); e efetivação da autuação dos processos (inserção de capa, em que serão registrados os dados básicos do processo) são pertinentes à atividade de controle conhecida como:
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