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Grande parte dos acervos de instituições públicas ou privadas é formada por documentação convencional, em suporte papel. Contudo, alguns arquivos são compostos também por documentos especiais como fotografias que, por seu suporte frágil, exigem tratamento específico. Para evitar a deterioração por umidade e acidez, as fotos devem ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de
Segundo PAES (2004), o arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de alfabetação. Em uma dessas regras aparece a orientação para arquivamento de nomes orientais, como: 1 - Lin Yin 2 - Al Ben Hur 3 - Chan Chen Xitong 4 - Mao Tse-Tung A ordenação correta é:
A organização de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de métodos. Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geográfico. A esse respeito, nas correspondências trocadas com outros países, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 - José de Oliveira - Lisboa 2 - Maria Albuquerque - Coimbra 3 - Manoel Ferreira - Aveiros 4 - Augusto Silveira - Porto Por meio do método geográfico, ficam eles organizados na seguinte ordem:
Para organizar adequadamente um acervo, o arquivista deve conhecer a origem que dita o fundo, a evolução institucional que lhe permite detectar alterações, acréscimos e supressões de órgãos internos, etc. Nessa direção, o arquivista analisa o material em termos de:I - proveniência II - história da entidade III - origens funcionais IV - conteúdo V - tipos de materialEle observa que somente dois desses cinco itens podem ser detectados a partir do exame direto da documentação. São eles:
Em arquivos de qualquer fase é importante reconhecer que documentos diplomáticos são os de natureza estritamente jurídica que refletem, na forma escrita, as relações sociais, legais, políticas e administrativas entre Estado e cidadãos. São, portanto, a quase totalidade dos documentos de arquivo. Nesse caminho, é fácil entender que o objeto da diplomática é a configuração interna dos documentos, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres, visando a aquilatar elementos importantes do documento, que são:
Todos os documentos de arquivo estão vinculados a um ciclo vital que compreende três idades. Na segunda idade, são mantidos os papéis que ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, e que ainda podem ser utilizados, mas apenas pelo seu
Para a organização de arquivos considerados históricos é muito importante saber que o papel envelhece, tornando-se amarelado e quebradiço, dependendo dos agentes agressores a que o documento esteja exposto. Pode acontecer o rompimento de polímeros e das pontes de hidrogênio que estão presentes na constituição da(o)
Em um depósito de arquivo com temperatura acima de 25 ºC e umidade relativa do ar acima de 60%, é comum o aparecimento de fungos, bactérias e seus esporos, que são transmitidos por contato e pelo movimento do ar. Os arquivistas conhecem esses elementos nocivos como
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