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Para organizar adequadamente um acervo, o arquivista deve conhecer a origem que dita o fundo, a evolução institucional que lhe permite detectar alterações, acréscimos e supressões de órgãos internos, etc. Nessa direção, o arquivista analisa o material em termos de:I - proveniência II - história da entidade III - origens funcionais IV - conteúdo V - tipos de materialEle observa que somente dois desses cinco itens podem ser detectados a partir do exame direto da documentação. São eles:
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