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A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivo (Conarq), tendo em vista a representação e organização da informação arquivística/documental.
De acordo com Shellenberg, uma das razões para a instituição de arquivos públicos é a necessidade prática de incrementar a eficiência governamental através do uso da informação arquivística.
Sabe-se que os documentos apresentam valores inerentes à sua produção e que os valores referentes aos documentos públicos são de duas categorias: primário e secundário.
Pode-se afirmar, então, que o valor primário está relacionado à fase corrente do documento.
Visto que os documentos públicos são propriedade do Estado, todos os cidadãos que coletivamente o constituem têm direito de usá-los. Assim, a Lei de Acesso à informação sancionada pela presidente Dilma Rousseff enuncia que todo cidadão tem direito ao acesso a quaisquer documentos, a qualquer tempo e hora.
O sistema Nacional de Arquivos (SINAR) está vinculado ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e é responsável por definir a política nacional de arquivos.
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
Os ostensivos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
Com as facilidades do uso da tecnologia de informação, surgem os documentos híbridos, ou seja, aqueles que existem em duplo formato, tanto no analógico como no digital.
A avaliação é o processo de análise da documentação de arquivo visando estabelecer sua destinação de acordo com seus valores, com isso a prática da avaliação de documentos tem por objetivo o aumento do acúmulo dos acervos documentais.
Um dos desafios da arquivologia, no âmbito da preservação digital, está relacionado à obsolescência tecnológica.
O setor de protocolo é de suma importância para o desenvolvimento das atividades de arquivos correntes. Fazem parte das atividades do referido setor:
Relatório contábil, ata, microfilmagem, caderno, textual, filme de acetato, rascunho, são respectivamente exemplos de:
A atividade de avaliação consiste em:
No processo de avaliação, o procedimento que permite selecionar documentos representativos ao conjunto a que pertencem chama-se:
De acordo com a legislação vigente, a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é:
A atividade de avaliação ocorre em fases documentais e gera produtos. Tais fases e produtos são respectivamente:
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