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Proceder à microfilmagem de conjuntos documentais volumosos e de longa duração, como os assentamentos individuais ou dossiês funcionais, é um exemplo de aplicação adequada desse sistema de documentação.
Os requisitos não funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos referem-se ao registro e captura, classificação, tramitação, expedição, avaliação e destinação, recuperação da informação, emulação, conservação e acessibilidade.
Na teoria arquivística tradicional, os documentos considerados confiáveis por seus produtores no curso normal das suas atividades são presumidos autênticos. Mas, no que concerne a documentos em sistemas eletrônicos, a presunção de autenticidade deve vir apoiada pela evidência de que um documento não foi modificado ou corrompido em seus aspectos essenciais durante sua transmissão e manutenção.
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) pode ser aplicado em sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais ou em sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo.
O documento arquivístico digital necessita da introdução de novos conceitos, como o de precisão, o qual se refere ao grau de confiabilidade de um documento como declaração de um fato.
A digitalização de documentos de arquivo pressupõe que já se tenha desenvolvido a organização arquivística desses documentos e o estabelecimento de um programa de avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados.
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
A proteção de documentos em papel, como os impressos, manuscritos e fotografias, pode ser feita pela técnica de encapsulação.
A maneira adequada de prevenir o aparecimento de fungos nos documentos é manter o ambiente estável, com umidade abaixo de 65% e temperatura de até 22 ºC.
Uma das consequências da exposição dos documentos em papel à luz é o seu amarelecimento.
Os documentos em papel, ao serem parcialmente molhados ou expostos à umidade, não devem ser secados por meio de ventiladores, pois estes danificam os registros documentais.
O segundo grau do princípio da proveniência, defendido pelos estudiosos canadenses, coincide com o princípio da pertinência, construção francesa do século XIX.
No plano institucional, o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou.
Para que os arquivos tenham a sua plena utilidade administrativa conservada, o respeito ao primeiro grau do princípio da proveniência é prescindível.
Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir. De acordo com o princípio da territorialidade, proveniente do direito aplicado à propriedade, os arquivos seguem o destino do território ao qual pertencem.
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