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De acordo com as entidades mantenedoras, os arquivos produzidos pelas organizações, em face das características delas, podem ser classificados em públicos, institucionais e comerciais.
Na categoria dos comerciais, há os das corporações, das companhias e das instituições educacionais.
De acordo com a terminologia arquivística, há uma diferença entre os conceitos de documento e de documento arquivístico; assim, a definição moderna de arquivo tem relação direta com o conceito de documento.
No âmbito dos documentos digitais, emerge a questão do valor jurídico deles devido à falta de ferramentas que garantam os princípios arquivísticos de autenticidade, confiabilidade, etc, para que sejam aceitos como valor de prova. Neste sentido, o Projeto Interpares surge com o objetivo de desenvolver ações capazes de garantir o valor probatório dos documentos em formato digital.
Diante da facilidade e grande utilização da tecnologia da informação e comunicação (TIC) na Arquivologia, há uma tendência, cada vez maior, de produção de documentos digitais. De acordo com a Carta da UNESCO para a Preservação, é fundamental estabelecerem-se políticas de preservação voltadas à durabilidade das mídias, como forma de manter o acesso contínuo à informação arquivística.
Entre os diversos gêneros de documentos que compõem os arquivos existem os iconográficos que são documentos em suportes sintéticos ou em papel, contendo imagens estáticas, a exemplo dos filmes e da microficha.
A Revolução Francesa representa um marco na história dos arquivos e da Arquivologia. Nesse período, inicia-se um novo modo de administração, no qual o documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas se constitui um instrumento de poder, cujo acesso é sinal do poder do povo.
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivo (Conarq), tendo em vista a representação e organização da informação arquivística/documental.
De acordo com Shellenberg, uma das razões para a instituição de arquivos públicos é a necessidade prática de incrementar a eficiência governamental através do uso da informação arquivística.
Sabe-se que os documentos apresentam valores inerentes à sua produção e que os valores referentes aos documentos públicos são de duas categorias: primário e secundário.
Pode-se afirmar, então, que o valor primário está relacionado à fase corrente do documento.
Visto que os documentos públicos são propriedade do Estado, todos os cidadãos que coletivamente o constituem têm direito de usá-los. Assim, a Lei de Acesso à informação sancionada pela presidente Dilma Rousseff enuncia que todo cidadão tem direito ao acesso a quaisquer documentos, a qualquer tempo e hora.
O sistema Nacional de Arquivos (SINAR) está vinculado ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e é responsável por definir a política nacional de arquivos.
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
Os ostensivos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
Com as facilidades do uso da tecnologia de informação, surgem os documentos híbridos, ou seja, aqueles que existem em duplo formato, tanto no analógico como no digital.
A avaliação é o processo de análise da documentação de arquivo visando estabelecer sua destinação de acordo com seus valores, com isso a prática da avaliação de documentos tem por objetivo o aumento do acúmulo dos acervos documentais.
Um dos desafios da arquivologia, no âmbito da preservação digital, está relacionado à obsolescência tecnológica.
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