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No que se refere à evolução da história dos arquivos, do ponto de vista organizativo, a descoberta mais notável deu-se, recentemente, na cidade de Ebla, na região da Síria.
Para qualquer área da ciência, faz-se necessário estabelecerem-se rotinas disciplinadas por normas e regulamentos visando à consolidação e ao crescimento do saber nessa área.
No que se refere à Arquivologia, foi a partir do século XVI que essas rotinas começaram a ser regulamentadas em caráter oficial.
O ciclo de vida dos documentos corresponde às fases de evolução dos arquivos e aos tipos diferentes desses arquivos, a saber: corrente, central, intermediário e permanente.
Devido às características peculiares à sua natureza, os documentos que compõem os arquivos se classificam em especiais e especializados.
A informação arquivística após tratada, conservada e preservada, deve estar disponível para acesso dos usuários dos arquivos.
A difusão e a disponibilização são o cerne da finalidade dos arquivos.
De acordo com as entidades mantenedoras, os arquivos produzidos pelas organizações, em face das características delas, podem ser classificados em públicos, institucionais e comerciais.
Na categoria dos comerciais, há os das corporações, das companhias e das instituições educacionais.
De acordo com a terminologia arquivística, há uma diferença entre os conceitos de documento e de documento arquivístico; assim, a definição moderna de arquivo tem relação direta com o conceito de documento.
No âmbito dos documentos digitais, emerge a questão do valor jurídico deles devido à falta de ferramentas que garantam os princípios arquivísticos de autenticidade, confiabilidade, etc, para que sejam aceitos como valor de prova. Neste sentido, o Projeto Interpares surge com o objetivo de desenvolver ações capazes de garantir o valor probatório dos documentos em formato digital.
Diante da facilidade e grande utilização da tecnologia da informação e comunicação (TIC) na Arquivologia, há uma tendência, cada vez maior, de produção de documentos digitais. De acordo com a Carta da UNESCO para a Preservação, é fundamental estabelecerem-se políticas de preservação voltadas à durabilidade das mídias, como forma de manter o acesso contínuo à informação arquivística.
Entre os diversos gêneros de documentos que compõem os arquivos existem os iconográficos que são documentos em suportes sintéticos ou em papel, contendo imagens estáticas, a exemplo dos filmes e da microficha.
A Revolução Francesa representa um marco na história dos arquivos e da Arquivologia. Nesse período, inicia-se um novo modo de administração, no qual o documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas se constitui um instrumento de poder, cujo acesso é sinal do poder do povo.
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivo (Conarq), tendo em vista a representação e organização da informação arquivística/documental.
De acordo com Shellenberg, uma das razões para a instituição de arquivos públicos é a necessidade prática de incrementar a eficiência governamental através do uso da informação arquivística.
Sabe-se que os documentos apresentam valores inerentes à sua produção e que os valores referentes aos documentos públicos são de duas categorias: primário e secundário.
Pode-se afirmar, então, que o valor primário está relacionado à fase corrente do documento.
Visto que os documentos públicos são propriedade do Estado, todos os cidadãos que coletivamente o constituem têm direito de usá-los. Assim, a Lei de Acesso à informação sancionada pela presidente Dilma Rousseff enuncia que todo cidadão tem direito ao acesso a quaisquer documentos, a qualquer tempo e hora.
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